Riunioni inclusive: come organizzarle?

Gran parte del lavoro di un'organizzazione avviene attraverso le riunioni. Ad esempio riunioni di gruppo, riunioni di progetto o riunioni di comitato.

Pianificando gli incontri in modo che siano inclusivi, le persone con disabilità intellettiva possono partecipare a tutti i tipi di incontro.

I self-advocates ci hanno detto:

Gli incontri sono ambiti dai quali spesso si sentono esclusi.

La comunicazione e l'informazione sulle riunioni è difficile da capire.

Durante le riunioni, le persone parlano troppo velocemente e non usano un linguaggio accessibile.

Le persone non hanno abbastanza tempo per condividere le loro idee.

Le persone non ricevono le informazioni in anticipo per potersi preparare all’incontro.

Le azioni da intraprendere successivamente non sono sempre chiare.

Tipologie di riunioni:

Riunioni quotidiane

Prima di un incontro

1 Verificare che l'ora, la data e il luogo siano adatti alle persone con disabilità intellettiva che parteciperanno.

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Aspetti da prendere in considerazione:

• pianificare l’orario in modo che le persone non debbano prendere i mezzi pubblici quando è molto affollato.
• Per le riunioni di persona, ricorda di pensare anche all'accessibilità fisica dello spazio:

nell'edificio in cui si svolge la riunione è facile spostarsi e orientarsi?

• C’è una reception o qualcuno disponibile per aiutare le persone a trovare la stanza quando arrivano?
• Gli utenti su sedia a rotelle possono entrare e spostarsi all’interno?
• Il luogo è vicino alla fermata dei trasporti pubblici?

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2 Sostieni i costi sostenuti delle persone per partecipare: come il costo per la connessione nelle riunioni online (addebiti dati) o il trasporto per le riunioni di persona.

3 Controlla l'invito alla riunione.

Assicurati che includa:

il perché dell'incontro 

chi gestisce la riunione

di cosa tratta l'incontro

come arrivarci o come connettersi online

ora e data

quali spese verranno rimborsate

4 Comunica bene. Rendilo chiaro, breve e accessibile.

Pensa ad altri modi per condividere l'invito alla riunione, ad esempio per telefono e per e-mail.

5 Verificare se le persone con disabilità intellettiva che partecipano, avranno bisogno di una persona di supporto.

Le persone di supporto dovrebbero ricevere tutte le stesse informazioni che ricevono i partecipanti.

6

Organizza il tuo discorso.

Mantieni la tua agenda il più breve possibile.

Concedi parecchio tempo ad ogni punto del discorso.

Rompere il ghiaccio serve ad aiutare le persone a sentirsi a proprio agio.

Aggiungi pause e tempo per parlare con gli altri partecipanti.

Pianificare le attività e il lavoro di gruppo per dare alle persone spazio per porre domande e modi diversi per condividere le proprie idee. Le attività che utilizzano storie, arte o giochi di ruolo possono essere utili per assicurarsi che tutti possano contribuire in modo funzionale.

7

Inviare un ordine del giorno prima della riunione.

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Se l'ordine del giorno contiene molte informazioni che devono essere lette in anticipo o include sezioni di discussione, dovrebbe essere inviato almeno 2 settimane prima della riunione.

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L'ordine del giorno dovrebbe includere tutte le attività pre-riunione (come cose da leggere o pensare) e dovrebbe anche elencare tutte le domande di discussione che verranno poste al gruppo. Ciò consente alle persone con disabilità intellettiva di pensare e preparare le loro risposte in anticipo.

8 Offri supporto extra.

Un pre-riunione può aiutare le persone a esaminare l'ordine del giorno e capire di cosa tratta la riunione. Individuare una persona di contatto disponibile nel caso in cui le persone abbiano delle domande prima della riunione.

​

9 Informare colui che presiede la riunione. Assicurarsi che comprenda i requisiti di accessibilità.

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Il presidente della riunione è responsabile di assicurarsi che la riunione sia inclusiva e che tutti vi prendano parte: avrà bisogno di indicazioni sul come farlo.

10 Nessun cambiamento dell'ultimo minuto.

Fai sapere alle persone il prima possibile se la riunione viene riprogrammata o annullata.

​Non modificare le domande di discussione o gli argomenti all'ordine del giorno se le persone si sono già preparate per quelle.

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11 Invia un promemoria un giorno prima della riunione.

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Invia nuovamente l'agenda e tutte le informazioni di supporto.

Durante un incontro

1 All'inizio della tua riunione stabiliscine il tono.

Metti in chiaro che tutti i partecipanti devono essere rispettati e hanno un prezioso contributo da dare. Individuare un modo per rompere il ghiaccio all'inizio di una riunione può aiutare a far sentire tutti benvenuti ed apprezzati.​

2 Stabilire regole di base per aiutare con l'accessibilità.

Per esempio:

• un oratore alla volta
• parlare piano e chiaramente
• fermare momentaneamente la riunione per chiarire quando qualcuno non capisce
• attenersi all'ordine del giorno
• ascoltarsi e rispettarsi a vicenda

Il gruppo può aiutare a stabilire le regole.

3 Usa un linguaggio accessibile

Ricorda ai relatori di usare un linguaggio chiaro e quotidiano ed evitare il gergo e gli acronimi.

Assicurati che le informazioni siano presentate in modo semplice.

Le carte di accessibilità rosse/gialle possono aiutare. Un cartellino giallo significa che la persona ha bisogno che la riunione rallenti e un cartellino rosso significa che la persona ha bisogno che la riunione si fermi momentaneamente per porre una domanda o per recuperare il ritardo.

Tutti i partecipanti alla riunione (sia persone con disabilità intellettiva che senza disabilità intellettiva) dovrebbero avere le carte e sapere come usarle.

4 Assicurati che ci sia un buon supporto.

Le persone di supporto dovrebbero essere rispettose e non dovrebbero prendere parte all'incontro in prima persona.

Le persone di supporto possono parlare se la persona che stanno supportando chiede loro di chiarire un punto o spiegare qualcosa.

Le persone di supporto possono chiedere ai relatori di spiegare le cose in modo più chiaro o di rallentare o mettere in pausa.

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Alcuni esempi di cattivo supporto sono:

• dire alle persone con disabilità intellettiva cosa dire
• parlare per le persone che stanno supportando 
• interrompere
• non prestare attenzione all'incontro
• porre domande chiuse o tendenziose, come "sei d'accordo con questo punto, vero?"

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Se pensi che si stia verificando un cattivo supporto, aspetta fino all'interruzione e affronta il discorso con la persona con disabilità intellettiva. Maggiori informazioni su come fornire un buon supporto sono disponibili nella pagina Good Support.​

5 Segui l'agenda il più possibile.

Le persone spesso hanno preparato in anticipo ciò che vogliono dire per ogni punto all'ordine del giorno. Riepiloga ciò di cui si è parlato e concordato prima di passare alla parte successiva della riunione.

6 Fornisci tempo extra.

Le persone di supporto potrebbero aver bisogno di più tempo per spiegare idee o tradurre informazioni. Includere del tempo alla fine di una riunione nel quale le persone possano porre domande e fornire feedback su come è andato l’incontro.

Dopo un incontro

1 Invia un riepilogo accessibile della riunione a tutti coloro che hanno partecipato, comprese le persone di supporto.

Questo dovrebbe includere:

• quanto accaduto nella riunione, con registrazione se disponibile
• dettagli sui passaggi successivi, ad esempio attività di follow-up o riunione successiva

2 Assicurati che tutti capiscano come essere rimborsati per il viaggio e altri costi.

​Contatta direttamente le persone che non hanno chiesto il rimborso e dai loro il supporto per fare la richiesta.

3 Chiedi un feedback su come è andato l'incontro.

​Mantieni le tue domande di feedback brevi, chiare e di facile comprensione.

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Chiedere come migliorare l'accessibilità della riunione. Puoi chiedere un feedback tramite una chiamata di follow-up, un breve modulo o tramite e-mail.

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b) Riunioni on line

Le riunioni online sono diventate molto più comuni.

Molte più persone con disabilità intellettiva utilizzano la tecnologia e partecipano a riunioni online. Le riunioni online facilitano anche la partecipazione senza dover viaggiare.

È bene seguire le stesse linee guida di Listen Include Respect  per le riunioni in presenza quando stai pianificando una riunione online.

Ci sono alcune cose extra a cui pensare per una riunione online:

1 Molte persone con disabilità intellettiva non hanno accesso alla tecnologia o hanno bisogno di ulteriore supporto per accedere alla tecnologia.

 2 I dati e l'accesso a Internet possono essere costosi. Questa è una barriera per alcune persone con disabilità intellettiva.

​3 Mentre stai pianificando la tua riunione, pensa alle persone che potrebbero non avere accesso ai dati o alla tecnologia.

Per esempio:

• Offriti di pagare costi come i costi di connessione a Internet (dati) o i costi di viaggio in modo che le persone possano recarsi in un ufficio in cui sono presenti computer
• Verifica che tutti gli invitati abbiano accesso alla tecnologia o possano ottenere supporto per accedere alla tecnologia
• Condividi in anticipo guide facili da seguire su come utilizzare la piattaforma per riunioni online
• Offri un pre-riunione o una sessione pratica per aiutare le persone a capire come utilizzare le piattaforme per riunioni online

2

Pensa a quale piattaforma per riunioni online utilizzare.

​È una buona idea, se possibile, utilizzare una piattaforma che le persone hanno utilizzato in precedenza.

Ad esempio, se le persone sono abituate a utilizzare Zoom, si sentiranno a proprio agio durante la riunione.

3

Le riunioni online possono semplificare l'interpretazione linguistica, poiché gli interpreti possono partecipare da luoghi diversi.

Gli incontri solo in inglese significano che molte persone con disabilità intellettiva non possono partecipare. Pensa all'interpretariato durante l'incontro per consentire la partecipazione di persone provenienti da diverse parti del mondo.

Le riunioni online significano anche che puoi usare i sottotitoli: molte persone con disabilità intellettiva (e coloro che li supportano) trovano utile essere in grado di leggere sullo schermo le parole che le persone dicono.

4 Rendi tutte le informazioni sull'invito chiare, brevi e di facile comprensione.

​Se la tua riunione online ha un modulo di registrazione, assicurati che sia breve e di facile comprensione.

5 Chiedi informazioni su sistemazioni o esigenze di accessibilità.

Ad esempio, controlla se le persone con disabilità intellettiva hanno bisogno di una persona di supporto da invitare o se è necessario fornire tempo extra.

Ricorda che potresti avere persone con esigenze di accesso multiple, ad esempio una persona con disabilità intellettiva che è sorda potrebbe aver bisogno di un'interprete nella lingua dei segni e di una persona di supporto.

Assicurati che il link alla riunione venga inviato in anticipo e anche inviato di nuovo il giorno della riunione in modo che sia facile da trovare.

Dovresti anche aggiungere il link della riunione nel programma e in un calendario elettronico. Evita di utilizzare password complicate per partecipare alla riunione. I collegamenti con un clic sono i migliori.

7 Invia i materiali in anticipo.

 Le riunioni online a volte sembrano meno formali delle riunioni di persona, ma è anche importante condividere gli ordini del giorno in anticipo nelle riunioni online.

Gli ordini del giorno, le attività pre-riunione (come cose da leggere o pensare in anticipo) e tutte le domande di discussione dovrebbero essere inviate 2 settimane prima della riunione.

8

Le riunioni online non dovrebbero durare più di 2 ore.

Dovrebbero esserci delle pause ogni 30-45 minuti. Queste pause sono importanti per i partecipanti ma anche per i loro sostenitori e per qualsiasi interprete di lingua o segni.

9 Proprio come le riunioni in presenza, le attività e le discussioni in piccoli gruppi possono rendere le riunioni online più interessanti.

Pensa all'utilizzo di stanze per riposare o attività online come i sondaggi.

Assicurati di spiegare chiaramente le attività e pianificare il tempo extra.

10

Proprio come le riunioni in presenza, la definizione di regole di base può aiutare le persone a partecipare.

Ad esempio, alcune regole di base online da seguire potrebbero essere:

• ​Trova un posto tranquillo dove tenere la tua riunione online
• Parla lentamente e chiaramente nel microfono
• Mantieni il microfono disattivato mentre le altre persone parlano
• Usa la chat online per porre domande mentre altre persone parlano
• Utilizza pulsanti o icone per condividere messaggi sull'accessibilità. Ad esempio, Zoom ha un pulsante di reazione che possiamo usare per dire ai relatori di rallentare.

11

Avere un aiuto extra per assicurarsi che tutti siano coinvolti.

​In una riunione online, se il relatore condivide il proprio schermo, non sarà in grado di vedere tutti i partecipanti. Se ci sono molte persone in chiamata, sarà difficile controllare tutti.

Sarà necessario avere una persona incaricata di assicurarsi che tutti partecipino: dovrebbe controllare le reazioni di Zoom (come chiedere di andare più lentamente) e le alzate di mano, e rispondere alle domande o aiutare le persone nella casella della chat.

c) Conferenze

È bene seguire le stesse linee guida Listen Include Respect delle riunioni quando stai pianificando una conferenza.

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Tuttavia, ci sono alcune cose in più a cui pensare quando si pianificano riunioni più grandi.

1

Rendi inclusivo il tuo comitato di pianificazione.

Il modo migliore per assicurarsi che la tua riunione o conferenza sia accessibile è includere qualcuno con disabilità intellettiva nel tuo comitato di pianificazione.

Quando si pianificano conferenze e grandi riunioni, le organizzazioni dovrebbero chiedere alle persone con disabilità intellettive quali sono le barriere che devono affrontare e ascoltare le loro raccomandazioni.

2

Partecipare alle conferenze può essere costoso. Questa è una barriera per le persone con disabilità intellettiva.

Pianifica di pagare i costi come le quote di registrazione, i dati per le riunioni online o le spese di viaggio e di hotel per le riunioni in presenza per coloro che ne hanno bisogno.

Le persone di supporto dovrebbero anche partecipare sempre gratuitamente alle conferenze.

3

Verificare che l'invito alla conferenza sia accessibile.

Assicurati che sia breve e facile da capire. Dovrebbe includere:

• lo scopo dell'evento e gli argomenti chiave che saranno discussi
• le informazioni di registrazione
• eventuali costi che i partecipanti dovranno sostenere autonomamente
• se sono inclusi rinfreschi o pasti
• luogo e location
• informazioni sull'accessibilità, ad esempio l'edificio ha una rampa o una chiara segnaletica da seguire?
• informazioni di viaggio e alloggio

4

Comunica bene.

Assicurati che qualsiasi comunicazione sull'evento sia chiara, breve e accessibile.

Pensa ad altri modi per condividere l'invito alla riunione, ad esempio attraverso altre organizzazioni.

5

Mantieni la registrazione semplice

Fornire alternative alla registrazione online nel caso in cui le persone non possano accedere alla tecnologia. Ad esempio, la registrazione attraverso telefonate.

Fornire alternative al pagamento online, ad esempio pagare in contanti all'arrivo.

6

Pianifica un'agenda inclusiva.

Concedi tempo per ogni punto o sessione dell'ordine del giorno. Pause integrate e tempo per parlare con gli altri partecipanti.

Assicurati che ci siano:

• sessioni brevi, non superiori a 2 ore
• pause regolari
• se le sessioni sono in stanze diverse, tempo sufficiente per spostarsi tra le sessioni
• discussioni in piccoli gruppi e altre attività interessanti
• opportunità per le persone di conoscersi